Nuestros Puntos fuertes y ventajas.

• Planeación

• Análisis de fechas, fechas de eventos similares, fechas de oportunidad en el (los) destino(s).

• Selección de ciudad sede, hotel(es) sede(s).

• Si aplica selección de Recintos, Centro de Convenciones, etc.

• Inspección y VoBo de la sede, gestiones de apoyo con autoridades y  oficinas de visitantes locales.

• Elaboración del programa.

• Análisis de espacios, tiempos y montajes del recinto.

• Selección de temas y ponentes invitados.

• Preparación de la carta invitación a los ponentes.

• Integración de servicios.

• Evaluación y selección de prestadores y proveedores de servicios por calidad y precio.

• Proyecto financiero de cada evento.

• Elaboración de presupuestos con; Escenarios adversos, normales y óptimos.

• Promoción y Difusión.

• Elaborar, adecuar o actualizar la página en Internet del evento.

• Recopilar o adquirir las bases de datos actualizada al perfil de asistentes afines.

• Elaborar la comunicación gráfica digitalizada para la difusión y promoción masiva vía Internet.

• Analizar la parte de impresos; folleto promocional, programa preliminar y final. Diseño de la imagen y materiales impresos del evento.

• Distribución de los impresos vía hospitales departamento de enseñanza, correo ordinario o mensajería especializada.

• Obtener el directorio de medios de comunicación especializado, realizar un comunicado de Prensa en su etapa inicial y final, distribuirlo entrega a mano a los medios. Si es el caso, convocar a conferencia(s) de prensa. O colocar anuncios en revistas o periódicos.

• Subcontratación de prestadores y proveedores de servicios

• Habitaciones de Hotel

  • Bloqueo de habitaciones para ofertar diversas categorías de hoteles.

• Registro de participantes en línea.

• Módulo del sistema de registro y pago en línea a través de la página de Internet..

• Módulo del sistema de información y reservaciones de hoteles y pagos o garantías en línea.

• Módulo de información turística y de tarifas aéreas.

• Registro de participantes en sede.

• Implementación del sistema de registro en red, con estructuras, computadoras, impresoras, personal técnico, materiales del evento, imagen y manual del procedimiento.

• Diseño y elaboración de materiales del evento; carpetas, portafolios, maletines, blocas, plumas, gafetes, diplomas, constancias, etc.

• Exposición Comercial y Patrocinadores, logística y comercialización.

• Análisis y planeación del área de exhibición y áreas de patrocinios.

• Levantamiento arquitectónico del espacio comercial.

• Plan mercadotécnico de comercialización de espacios y patrocinios

• Diseño y elaboración del comunicado gráfico digitalizado y del folleto impreso de promoción y venta.

• Obtener la base de datos de la industria.

• Difusión y promoción a la industria y prospectos a través de: Comunicación gráfica digitalizada con envíos masivos vía Internet, distribución por correo ordinario, presentación por convocatoria.

• Si se requiere, equipo de comercialización y fuerza de ventas.

• Exposición Comercial, equipamiento e instalación en la sede.

• Elaboración y distribución entrega a mano y firma del manual del expositor.

• Disposición de planos, accesos, montacargas y seguridad al exhibidor.

• Instalación y habilitación de alfombras, mamparas, energía eléctrica, señalización, recursos técnicos y áreas de servicios al exhibidor.

• Equipamiento y habilitación de salones y áreas comunes.

• Elaboración de planos de montaje por áreas y salones.

• Elaboración y habilitación de la señalización en áreas comunes y corredores.

• Implementación y habilitación de escenografías y ambientaciones de salones de conferencias.

• Implementación del equipo audiovisual y técnico por salón.

• Si es requerido, implementación de servicios como transmisión vía satélite, microondas, enlaces cibernéticos, salones con montajes tipo parlamentarios,  entre otros.

• Elaboración gráfica digitalizada del programa por día por salón en pantallas de plasma.

• Implementación de la sala de pruebas o “Speaker Ready Room”.

• Habilitación del sistema de traducción simultánea, intérpretes y técnico en salones, dispositivo del control de audífonos.

• Implementación y habilitación de mamparas para la exhibición de carteles y proceso de montaje y desmontaje para control de los mismos.

• Programa de Alimentos, Social y Turístico.

• Incorporación de alimentos dentro del esquema del programa; café, bocadillos, recesos con montajes temáticos, desayunos o comidas de trabajo.

• Rompehielos con cócteles recepción, de bienvenida, música en vivo o grabada, degustación de canapés, vinos de honor, decoración y ambientación del lugar, actividades temáticas (casino, carnaval, mexicanismo, años 20s, 3os, 40s, etc.).

• Comidas o Cenas de clausura o Gala, elaboración y entrega de invitaciones, selección de menús y bebidas, montaje de mesas, decoración y ambientación, espectáculo, orquestas o grupos musicales,  sistema de asignación y/o control de mesas reservadas.

• Preparación del programa turístico-socio cultural para acompañantes y/o para todo el grupo (incluido u opcional), con paseos de 2, 3 o 4 horas, o excursiones de todo el día a puntos y lugares de interés cultural del destino.  Mesa de Hospitalidad para información del lugar y venta de opcionales.

• Transportación.

• Implementación de transporte (incluido u opcional) en:

• Traslados de aeropuerto a hoteles y v.v.

• Servicios de autobuses en transporte entre hoteles y sede en horarios de trabajo, eventos sociales o paseos turísticos socio-culturales.

• Contratación de vehículos oficiales del evento.

• Contratación de autobuses o camionetas para visitas técnicas.

• Coordinación, supervisión.

• Responsable de coordinación general del evento.

• Responsables de áreas.

• Responsable del seguimiento y reconfirmación a ponentes invitados

• Contratación de edecanes, mensajeros, secretarias, personal de seguridad, carga, andamios, etc.

• Contratación de sistemas de radio comunicación.